摆脱无效忙碌，解锁高效工作密码

你是否常常陷入这样的工作状态：马不停蹄地穿梭于各种会议之间，微信消息提示音此起彼伏，让你应接不暇，在多项任务中频繁切换注意力，忙得晕头转向。然而，一天下来，看似忙碌不已，实际成果却寥寥无几。面对这样的工作困局，我们该如何破局呢？接下来，就跟随笔记君一同走进今天的文章，相信定能引发你的深度思考。

《浪潮之巅》的作者吴军，在《得到》专栏中分享了 Google 刚进入中国时的一则故事。

起初，Google 总部对中国研发团队的评价极低，原因在于他们“出工不出活儿”，北京三四个工程师的工作效率，甚至比不上总部的一个工程师。

吴军深入分析后发现，这些工程师缺乏找到关键工作并优先完成的能力。当时，中国研发团队全员都是新人，无人指导他们如何高效开展工作；而 Google 总部新员工占比较小，在经验丰富的员工带动下，新员工能迅速掌握工作技能。

在随后的两年里，Google 总部的工程师陆续前往中国，帮助中国团队梳理工作流程；同时，中国团队也前往总部交流学习。经过这一系列的努力，中国研发团队的工作状况得到显著改善，最终赢得了总部的认可。

就连 Google 这样一群高智商的工程师，都需要学习正确的工作方法才能提升产出，更何况我们大多数人呢？

一直以来，我们都认为，只要一个人智商情商正常，且具备较强的学习和工作意愿，就一定能取得优异的成绩。然而，在职场中，我们常常看到这样一类人：他们学习意愿强烈，工作也十分努力，但工作产出却不尽如人意。究竟是什么导致了这种差距呢？

通过对比高产出人群与低产出人群的工作方式，我们发现低产出者普遍存在以下三个问题。

问题一：只聚焦任务，忽视目标

假设你的老板正在飞机上，一小时后降落，落地后需要给客户做一场重要汇报，而你需要为他制作一份 PPT。但由于你时间预估失误，PPT 制作得十分仓促，还发现部分数据缺失，此时你会怎么做？

低效人士往往会疯狂地寻找缺失的数据，最终可能数据找到了，但 PPT 要么没做完，要么质量不高。

一般人则会寻求他人帮助一起找数据。

而高效人士则会根据老板此次汇报的目的，评估这些数据在汇报中的重要性。如果数据作用不大，他们会将时间花在完善 PPT 的重要页面上；如果数据至关重要，他们会寻求他人协助，或者寻找替代数据。

这三类人之间的差距，本质上是任务导向与目标导向的差异。

高潜力人才往往具备一些共性，拥有这些共性的人，无论从事何种工作都能表现出色；反之，缺乏这些共性的人，在工作中往往会困难重重。其中，Result-driven（结果驱动）就是一项重要共性。

高产出的人，并非动作更快，而是更善于判断哪些事情对结果影响最大，然后想尽一切办法确保结果达成，而非死守既定的工作任务。

实际上，结果驱动不仅是一种工作习惯，更是一种思维方式。例如，很多人常常会问：“如何才能对一个行业有深入的了解？”不妨换个角度思考，问问自己：“深入了解行业的目的是什么？是为了赢得客户的信任，还是为了在老板面前展现自己的进步？”

假设你希望获得客户的信任，让他们觉得你懂他们，那么你需要做的，就是了解该行业客户的痛点，针对这些痛点深入研究分析，形成有价值的见解，并适时与客户沟通交流。

了解一个行业是一个庞大的课题，如果没有明确的目标，根本无从下手。因此，缺乏结果驱动的思维，仅仅局限于完成工作任务，最终只能是“出工不出活儿”。

问题二：应激式工作，而非统筹式工作

仔细观察身边的同事，你会发现，那些整天忙忙碌碌、手忙脚乱、在不同任务之间频繁切换的人，工作效率往往并不高。看着他们工作，就像在玩打地鼠游戏，刚打完一个，另一个又冒出来，让人也跟着焦虑起来。

而另一类人，他们做事专注、条理清晰，看似淡定从容，却能默默攻克各种难题。

两者的差距在于，前者采用应激式工作方式。他们每天上班的第一件事不是规划当天的工作，而是直接投入工作，导致下班时还有很多重要的事情没做完。此外，面对领导临时安排的任务、客户突然提出的要求、同事紧急索要的数据，他们都会放下手头的工作去处理，最终在任务切换上耗费了大量精力，这种工作方式显然效率低下。

那么，高效的工作方式应该是怎样的呢？答案是统筹式工作。

真正的统筹式工作具有以下特征：

• 有计划地工作我通常会在周日晚上制定好下周每天的工作计划，每天早上再细化当天的工作安排。在工作过程中，任务清单始终保持开启状态，实时更新。完成一项任务就删除一项，临时增加的任务则插入相应的时间段。当天无法完成且不紧急的任务，我会调整到第二天。

这种方式能让我对工作有很强的掌控感，无论遇到多少任务，都能从容应对。当然，在制定计划时，要为高价值问题分配足够的时间，因为大部分人在 80%的时间里做的是无用功，根本原因就是没有搞清楚真正需要解决的问题。

• 形成固定的时间习惯例如，上午精力充沛时处理需要深度思考的工作；在交通工具上听书学习；饭后效率较低时集中回复微信消息和留言；等人时构思文章主题；疲劳时刷公众号放松；傍晚与团队开会；晚上做简单总结。

这种习惯一方面能将不同难度的工作与自身效率的高低峰相匹配，实现效率最大化；另一方面，能清楚地知道在不同时间段适合做什么，避免一有碎片时间就习惯性地刷朋友圈。

• 及时记录、每天总结当你在工作时，老板突然布置任务，客户又提出问题，你会怎么做呢？很多人会立刻放下手头的工作去处理临时任务，但更好的做法是：如果任务不是十万火急，先用关键词快速记录在笔记本上，无需过多思考，然后马上回到原来的任务，完成后再查看笔记本。

此外，在一天的工作中，要记录学到的新知识、犯过的错误，因为不及时记录，很快就会忘记，导致重复犯错。这些记录晚上需要进行整理。

记录还有一个好处，就是能减轻大脑负担。日常例行工作和常犯的错误都可以列成清单，毕竟大脑是用来思考的，不要把能用笔完成的事情强加给大脑。

问题三：几乎从不“偷懒”

“懒癌”其实是第一生产力。仔细想想，我们生活中的许多创新不都是源于“懒”吗？不想走路，于是有了汽车；不想爬楼，于是有了电梯；不想打扫，于是有了扫地机器人……

工作中的大部分任务都是重复性的，我们可以在第一次完成时搭建好框架。例如，每周都要做的数据分析，可以建立一张 Excel 表格，将需要分析的参数设置好公式，每周只需将导出的源数据粘贴进去，刷新后参数就会自动生成，然后根据参数得出结论即可。

这里所说的“偷懒”，不仅包括善用工具，还包括善用他人。比如，你从未做过数据分析，可以先参考前人的经验；如果你有团队或实习生，就不要做他们能完成的工作；运营社群时，建立一套群主激励机制，比自己亲自担任群主要高效得多。

以上三个让你 Work Smart 的工作方式，听起来并不复杂，而且你可能也听说过。但为什么很多人做不到呢？

• 工作环境限制很多人的工作性质并非结果导向型，而是任务导向型。他们的工作要求只是完成任务，无需了解背后的原因。而且，领导可能更注重考核努力程度和工作量，而非工作成果。

实际上，工作性质对一个人的思维方式和行为习惯的影响远超想象。

• 缺乏资深人士辅导从开头的案例可以看出，即使是 Google 这样优秀的工程师团队，在从校园进入公司后，也需要有经验的人进行辅导。

然而，很多公司并不像 Google 那样重视对新人工作方式的培养，没有将 Work Smart 放在重要位置。他们往往只注重教员工“做什么”（What），即需要完成哪些任务、使用什么工具等，却忽略了“如何做”（How），即如何聪明地完成这些任务，以及“为什么做”（Why），即这些任务对公司和客户有什么帮助、要达到什么目的。这导致员工的才能无法充分发挥，缺乏成就感。

• 思维方式固化部分人在工作多年后，会意识到工作性质和工作环境带来的负面影响，想要做出改变。然而，从学校踏入社会的这几年，是思维和工作方式形成的关键时期。如果任务导向、应激式努力、闷头蛮干的工作方式在大脑中根深蒂固，形成了下意识思维，就很难扭转过来。

学会深度工作，拯救专注力

• 避免分心，专注当下科学研究表明，一旦大脑习惯了随时分心，即使你想专注，也很难摆脱这种习惯。例如，在排队等 5 分钟或者在餐厅等朋友时，如果你习惯用刷手机来打发时间，那么你的大脑可能已经被重新编排，从某种程度上说，就像研究所提到的“心智残疾”。此时，你的大脑可能已经无法胜任深度工作，即使你经常安排时间训练专注力，效果也会大打折扣。

• 像罗斯福一样高效工作美国第 32 任总统罗斯福在学生时代兴趣爱好广泛，包括拳击、摔跤、健身、舞蹈、阅读诗歌和自然学等，他把课余时间都投入到了这些爱好中。然而，他的学习成绩却十分优异，大一 7 门课程中有 5 门优秀。

他是如何做到的呢？从上午 8 点半到下午 4 点半这 8 个小时里，他预留出时间用于背诵、班级课程、体育锻炼（通常每天一次）和午饭，其余时间全部用于专注学习。

通过在这些时间段内集中精力攻读课业，他实现了时间的高效利用。这个策略要求我们在日常工作中，不时地像罗斯福一样发起冲锋。

具体来说，找出一项优先级很高的深度任务（即需要深度工作才能完成的任务），估算出通常完成此类任务所需的时间，然后设定一个远远短于估算时间的硬性截止期限。每一次冲锋都是一次抵抗分心刺激的过程，实践越多，抵抗力越强，专注度也会越高。

• 进行有成果的冥想在身体劳作而心智空闲的时候，比如走路、慢跑、淋浴时，将注意力集中到一件定义明确的专业难题上。根据个人专业不同，这个难题可能是为一篇文章列提纲、写一篇讲话稿，或者是打磨一个商业策略。就像佛教的打坐一样，你的注意力可能会分散或停滞，但必须不断地将其重新集中到当前的问题上。

• 远离社交媒体在网络使用习惯上，运用关键少数法则（二八法则）。该法则指出，在许多情境中，80%的已知效果源自 20%的可能原因。这意味着，只有最重要的 2 - 3 个活动将决定我们能否实现目标。

因此，我们应该把花在低影响力活动上的时间（比如在微信上与老朋友闲聊）转移到高影响力的活动上（比如和一位好朋友共进午餐），这样就能更接近目标。所以，放弃使用一款网络工具的逻辑是放弃它带来的小益处，转而专注于已知能带来更大益处的活动。

• 减少网络消遣如今，很多人都被手机“绑架”，恨不得一天 24 小时都拿着手机刷新闻、打游戏或者聊天。如果只是抱着打发时间、消遣的心态刷手机，很可能会浪费大量时间。

如果想摆脱手机的“控制”，不妨给大脑找一些高质量的替代活动，比如阅读、锻炼身体、与良师益友交往。

结语

上班前，首先要根据工作的轻重缓急进行排序，明确当天最重要的几件事，在完成这几件事之前，坚决不做其他无关紧要的小事。

下班后，及时复盘当天的时间分配情况，思考为什么会出现这样的时间安排。如果效率高，思考如何保持；如果效率低，思考如何改进。

如此循环往复，严格执行。相信你一定能实现更快的成长。

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